Over de IT contracten die in verband met automatisering worden gesloten ontstaan in de praktijk nogal eens geschillen.

Plaats direct je vraag

Contract automatisering en advocaat

Ontwikkelaars en leveranciers van hard- en software hebben nogal eens de neiging fors te factureren voor het meerwerk dat gaandeweg is gedaan. De lijst met ICT-projecten die ‘uit de klauwen’ liepen is een lange. De overheid heeft vaak grote moeite ICT-projecten binnen termijn en budget af te ronden. Of de software voldoet uiteindelijk niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Ook in het bedrijfsleven zijn er te veel slechte voorbeelden van mislukte ICT-projecten. Dit is vervelend, en het kan anders. Namelijk door je, in ieder geval bij projecten van substantiële omvang, te laten bijstaan door een advocaat die én juridisch én technologisch onderlegd is. Of, indien de technische kennis ontbreekt, deze adequaat weet in te kopen. Zodoende kan aan de voorkant van een traject, middels goede afspraken in de overeenkomsten, veel potentiële ellende ‘getackeld’ worden. Denk aan afspraken aangaande termijnen, Service Level Agreements (SLA’s), licenties, outsourcing, gebruikersdata, etc.

Het sluiten van een goed IT contract is dus van groot belang om problemen te voorkomen. Ook kan het ervoor zorgen dat je in een gunstige positie staat indien er toch een geschil ontstaat. Het sluiten van IT contracten en geschillen over contracten valt onder het contractenrecht. Via onze website vind je juridische bijstand die past bij jouw kwestie. Dat kan, in plaats van vooraf, ook hulp achteraf betekenen. Er is een geschil ontstaan tussen jou en de wederpartij. Mogelijk is mediation een oplossing en zo niet, dan kan een gerechtelijke procedure uitkomst bieden. Wij hebben een groot netwerk aan advocaten en kunnen jou helpen aan iemand met de kennis en ervaring die jij nodig hebt. Een advocaat kan jou helpen bij het opstellen van IT contracten, voeren van onderhandelingen, adviseren over de (privacy) risico’s die verbonden zijn aan IT en jou in een geschil bij staan, bijvoorbeeld tijdens een procedure voor de rechter.

Wat kun je doen als de software niet voldoet aan je verwachtingen?

Stel je bent na vele onderhandelingen een IT contract automatisering overeengekomen, maar na installatie blijkt dat de software toch niet voldoet aan je verwachtingen. Jullie hebben afspraken gemaakt waar de leverancier niet aan blijkt te kunnen voldoen. Kun je van de overeenkomst af?

Een contract automatisering zal in principe een overeenkomst van opdracht zijn. Om deze overeenkomst te beëindigen kun je de overeenkomst opzeggen, ontbinden of vernietigen.

Opzegging: Meestal zal er in een overeenkomst de mogelijkheid zijn opgenomen om de overeenkomst tussentijds op te zeggen. Voor opzegging hoeft er geen sprake te zijn van een verwijtbare gedraging aan de kant van de leverancier en daarom krijg je bij deze optie je geld niet terug. Vaak zal dit niet zijn wat je als opdrachtgever wilt indien de leverancier gemaakte afspraken niet nakomt.

Ontbinding: ontbinding van de overeenkomst is mogelijk indien er sprake is van een tekortkoming aan de zijde van de leverancier en het voor hem niet mogelijk is om nog na te komen. Is het nog wel mogelijk om na te komen? Dan moet de leverancier eerst in verzuim zijn voordat kan worden ontbonden. Hiervoor is het nodig dat je als afnemer de leverancier een ingebrekestelling stuurt (een schriftelijke aanmaning om na te komen). Na ontbinding is de overeenkomst tot een einde gekomen. Eventueel geleverde software moet geretourneerd en de betaling terugbetaald worden.

Voorbeeld
Hans is een contract met een IT leverancier aangegaan om zijn bedrijfssysteem te automatiseren. Na enige tijd blijkt dat de geleverde software heel langzaam en niet correct werkt. Hans eist van de IT leverancier dat de problemen worden opgelost en stuurt een ingebrekestelling. De IT leverancier belooft verbetering, maar de software blijft niet goed werken. Hans wilt van de overeenkomst af en besluit de overeenkomst te ontbinden: er is sprake van een tekortkoming in de nakoming en de IT leverancier is in verzuim.

Vernietiging: vernietiging van de overeenkomst kan plaatsvinden indien de overeenkomt tot stand is gekomen onder bedrog, bedreiging, misbruik van omstandigheden of dwaling. Er is sprake van een wilsgebrek: de wil tot het sluiten van de overeenkomst ontbreekt of is onder een verkeerde voorstelling van zaken tot stand gekomen (doordat de IT leverancier voor het sluiten van de overeenkomst bewust onjuiste of onvoldoende informatie heeft gegeven). Indien er een beroep wordt gedaan op vernietiging is er juridisch gezien nooit een overeenkomst tot stand gekomen. Jouw geld is in dat geval onverschuldigd betaald en dit dien je dus terug te krijgen.

Voorbeeld
De overeenkomst die door Hans uit het vorige voorbeeld is gesloten, lijkt op het eerste gezicht goed te zijn nagekomen door de IT leverancier. Op een gegeven moment blijkt echter dat de software niet de functies heeft die zijn overeengekomen, terwijl de IT leverancier destijds wel heeft toegezegd dat de software deze functies zou hebben. Hans wilt van de overeenkomst af en besluit een beroep te doen op dwaling, zodat de overeenkomst vernietigd kan worden. De overeenkomst is tot stand gekomen onder een verkeerde voorstellen van zaken.

Nietigheid: Er kan sprake zijn van de nietigheid van overeenkomst indien onduidelijk is waar de overeenkomst over gaat, in strijd is met de goede zeden of de openbare orde of in strijd is met de wet. Bij een nietigheid is er nooit sprake geweest van een overeenkomst. Je hoeft hier dus geen beroep op te doen, zoals bij vernietiging.

Voorbeeld
De IT leverancier levert de software, terwijl hij weet dat Hans de software gaat gebruiken voor illegale praktijken. De overeenkomst is in strijd met de goede zeden en openbare orde en dus nietig.

Met wederzijds goedvinden: Je kunt met elkaar afspreken om de overeenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen. Hiervoor is dus ook de medewerking van de leverancier vereist.

Voorbeeld 
Hans en de IT leverancier besluiten gezamenlijk dat het beter is om te overeenkomst te beëindigen

Heb je te maken met een IT leverancier die zich niet houdt aan de gemaakte afspraken? Een advocaat kan je adviseren over de beste route om van een contract af te komen en jouw kansen inschatten indien het aankomt op een juridische procedure.

Hoe komt een IT contract tot stand?

Voorafgaand aan het sluiten van een contract vinden er meestal onderhandelingen plaats. Een overeenkomst of contract komt pas tot stand nadat de IT leverancier een aanbod heeft gedaan en de opdrachtgever dit aanbod heeft aanvaard. Het aanvaarden van een aanbod gebeurt in beginsel door middel van ondertekening. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan een contract echter ook tot stand komen door bijvoorbeeld mondelinge toezegging.

Voorbeeld
Na enige onderhandelingen verstuurd een IT leverancier een offerte aan een bedrijf die graag software wilt laten ontwikkelen. Als het bedrijf de offerte heeft bekeken, besluiten zij hiermee akkoord te gaan. De offerte wordt ondertekend en teruggestuurd. De overeenkomst is tot stand gekomen.

Voor het ondertekenen van het contract is het verstandig om te controleren of de IT leverancier algemene voorwaarden van toepassing verklaart op de overeenkomst. Er bestaan binnen de IT branche verschillende standaardvoorwaarden, zoals de FENIT, BIZA en ARBIT (voor overheden) voorwaarden. Vaak zullen er echter aanvullende afspraken gemaakt moeten worden, voordat de voorwaarden voor beide partijen acceptabel zijn.

Contracten, en dus ook IT contracten, zijn in principe vormvrij. Zij kunnen dus ook mondeling worden gesloten. Indien er, zoals bij een contract automatisering, grote (financiële) belangen zijn, is het verstandiger om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen, zodat hierover achteraf geen discussie kan ontstaan.

Welke afspraken kunnen gemaakt worden in een contract automatisering?

In een IT contract worden de gemaakte afspraken vastgelegd. Welke verplichtingen gaat de IT leverancier aan? Tegen welke prijs? Welke afspraken worden er gemaakt rondom auteursrechten? Wanneer is wie aansprakelijk? En wat geldt er ten aanzien van garantie en onderhoud? Om discussie achteraf te voorkomen is het van belang dat de afspraken duidelijk worden vastgelegd.

In concracten omtrent automatisering kunnen afspraken gemaakt worden over het ontwikkelen van software, softwarelicenties, onderhoud (Service Level Agreements), outsourcing, hosting van websites en dienstverlening als Application Service Providing (ASP) of Software as a Service (SAAS).

Wat is een softwarelicentie?

Een softwarelicentie is een soort vergunning voor het gebruiken van de software van iemand anders. Het kan door IT leveranciers aan opdrachtgevers worden uitgegeven, zodat zij de software kunnen gebruiken. Dit is nodig omdat de maker van de software in beginsel het auteursrecht op die software heeft. Als je als opdrachtgever zelf de auteursrechten in handen wilt krijgen, dan zal de softwaremaker deze moeten overdragen.

Wat is een Service Level Agreement (SLA) en hoe zorg je dat deze wordt nagekomen?

In een Service Level Agreement (SLA) worden de afspraken omtrent onderhoud vastgelegd. IT is constant in ontwikkeling dus software verouderd snel. Het is daarom van belang dat de software wordt bijgehouden.

In een SLA kunnen afspraken gemaakt worden over de mate waarin de IT leverancier beschikbaar moet zijn om in onderhoud te voorzien, storingen te verhelpen of toe te zien op de snelheid van het systeem. Dit zijn de ‘service levels’. In een SLA kan een sanctie op het niet nakomen van de ‘service levels’ worden opgenomen. Doe je dit niet? Dan kan je juridisch gezien alleen je gelijk halen indien het gedrag van de IT leverancier een wanprestatie oplevert. Dit is moeilijk te bewijzen is, omdat de verplichting tot onderhoud vaak gezien wordt als een inspanningsverplichting. Dit houdt in dat dat de leverancier aan zijn verplichtingen heeft voldaan indien hij zich voldoende heeft ingespannen om hieraan te voldoen. Het kan voor de opdrachtgever moeilijk zijn om te bewijzen dat de leverancier zich niet voldoende heeft ingespannen. Het is daarom verstandig om in een SLA een sanctie op te nemen op het niet voorzien in onderhoud.

Deze sanctie kan ten eerste een boete inhouden. Ook een bonus/malus regeling is denkbaar. In dat geval wordt het niet voldoen aan de onderhoudsplicht beboet en extra werk beloond door middel van een bonus. Er zullen in dat geval duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over wat als goede onderhoud en wat als niet goede onderhoud wordt gezien. Hiernaast is een boete met terugverdienregeling denkbaar. De leverancier moet een boete betalen indien hij zijn service levels niet haalt, maar kan deze boete terug verdienen indien hij de service levels in de opvolgende maanden wel haalt. Tot slot is het altijd verstandig om een ontbindingsmogelijkheid in de SLA op te nemen indien de leverancier zich meerdere malen niet aan de service levels houdt, zodat je in dat geval van de overeenkomst af kan. Een advocaat gespecialiseerd in het IT recht kan je adviseren over welke sanctieregeling voor jouw bedrijf het beste zou zijn.

Wat is outsourcing?

Outsourcing is het uitbesteden van een IT dienst aan een iemand anders. Voor tot outsourcing wordt overgegaan zal er een outsourcingsovereenkomst gesloten worden. Hierin kunnen afspraken vastgelegd worden over bijvoorbeeld de overgang van auteursrechten/licenties, Service Level Agreements en privacy.

Wat is Application Service Providing (ASP) of Software as a Service (SAAS)?

Bij een Application Service Providing (ASP) of Software as a Service (SAAS) wordt er geen software voor de afnemer ontwikkelt, maar kan de afnemer gebruik maken van de software van de IT leverancier. De afnemer kan de software van de IT leverancier gebruiken door bijvoorbeeld in te loggen op het systeem van de IT leverancier. Dit is dus geen overeenkomst van opdracht, maar een overeenkomst tot dienstverlening. ASP en SAAS diensten worden ook wel clouddiensten genoemd. Steeds meer bedrijven maken gebruik van een cloud om hun gegevens en software op te slaan. Aan de keuze voor een ASP of SAAS is een risico verbonden. Je bent als afnemer namelijk volledig afhankelijk van de werking het systeem van de IT leverancier. Daarnaast moet je rekening houden met risico’s omtrent privacy. Een advocaat met voldoende kennis van IT kan je adviseren over deze risico’s.

Wie is aansprakelijk als jouw IT systeem niet goed beveiligd is?

IT systemen kunnen enorm zijn in omvang en veel gevoelige gegevens bevatten. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval bij overheidsinstanties. Indien deze gegevens ongewild naar buiten komen, kan dat grote gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de privacy van personen op wie de gegevens betrekking hebben. Daarom is er nu een ‘meldplicht datalekken’, hetgeen inhoud dat een datalek gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Doe je dit niet op tijd dan riskeer je een boete. Als blijkt dat reden voor de datalek is dat het IT systeem niet goed is beveiligd, dan kan de boete onder omstandigheden op de IT leverancier worden verhaald. Heeft de IT leverancier zich niet gehouden aan zijn verplichtingen uit contract omtrent de beveiliging van het IT systeem? Dan kan er sprake zijn van wanprestatie. Als aan de voorwaarden voor wanprestatie is voldaan dan zal de IT leverancier aansprakelijk zijn voor de ontstane schade.

Plaats direct je vraag